【建設業】取引先管理体制を強化するため、反社会的勢力排除に向けた確認書を整備した事例

ご相談時のご状況

建設業を営む顧問先企業様より、取引先との関係におけるコンプライアンス体制の強化についてご相談をいただきました。
当事務所では、企業の信用維持や取引上のリスク管理を目的として、取引先に関する簡易的な反社会的勢力チェックサービスを新たに開始したことから、顧問先企業様へサービスのご案内を行いました。
その際、建設業という事業の特性上、元請会社、下請会社、協力会社など、さまざまな事業者と関わりながら事業を進めているため、取引先との関係性を適切に管理することが重要であるとのお話になりました。
顧問先企業様においても、これまでも適切な事業運営に努めていましたが、今後さらにコンプライアンス体制を強化していくため、新たに取引を開始する際には、取引先との間で反社会的勢力との関係がないことを確認する書面を取り交わす運用を導入したいとのご相談でした。
そこで、顧問先企業様が作成された確認書について、法的な観点から内容に問題がないか確認してほしいとのご依頼をいただきました。

解決・改善に向けた当事務所のアドバイス・対応

まず、顧問先企業様が今後取引先との間で使用する予定であった確認書について、法的な観点から精査を行いました。
反社会的勢力との関係遮断に関する書面は、単に相手方から「反社会的勢力ではない」という確認を取得するだけでは不十分です。万が一、取引開始後に相手方が反社会的勢力と関係していることが判明した場合に、取引解消や損害賠償等、適切な対応を取ることができる内容となっているかが重要です。
そのため、確認書の内容について、確認事項が十分に盛り込まれているか、実際の取引場面において活用しやすい表現となっているかという観点からリーガルチェックを行いました。
具体的には、反社会的勢力との関係がないことの確認に加え、虚偽の申告があった場合や、将来的に反社会的勢力との関係が判明した場合に備えた対応についても整理し、より実効性のある書面となるよう修正案をご提案しました。

適正な事業運営にあたってのポイント

企業が安定して事業を継続していくためには、日々の営業活動だけではなく、取引先との関係を適切に管理し、将来的なリスクを未然に防ぐ取り組みが重要です。
特に、建設業のように複数の事業者と連携しながら業務を進める企業においては、取引先との信頼関係が事業運営の基盤となるため、契約時や取引開始時に適切な確認を行う体制を整えておくことが大切です。
反社会的勢力との関係遮断に関する取り組みは、問題が発生した後に対応するのではなく、事前に確認書や契約条項などの仕組みを整備し、リスクを予防することが重要です。
また、企業規模の大小にかかわらず、取引先管理や契約管理を適切に行うことは、企業の信用維持や取引先からの信頼獲得にもつながります。
当事務所では、契約書の作成・確認をはじめ、取引先管理やコンプライアンス体制の整備など、企業ごとの事業内容やリスクに応じた予防法務のサポートを行っております。安心して事業を継続していくための体制づくりについても、お気軽にご相談ください。