【IT業】従業員の情報管理トラブルをきっかけに、秘密保持体制を見直した事例

ご相談時のご状況

顧問先企業様から、従業員による情報管理上の問題が発覚したことをきっかけに、懲戒処分の妥当性や再発防止策についてご相談をいただきました。
当該従業員は業務上知り得た情報を社外で利用した疑いがあり、会社としては秘密保持義務違反に該当する可能性があると考えていました。しかし、実際にどの程度の懲戒処分が相当なのか、また同様の問題が再発しないようどのような対応を行うべきか判断に悩まれていました。
また、会社としては当該従業員への対応だけでなく、従業員全体の情報管理に対する意識向上や、秘密保持に関するルールの周知徹底も必要ではないかと考えており、今後の運用体制を含めてご相談いただきました。

解決・改善に向けた当事務所のアドバイス・対応

まず、現在の社内規程や誓約書の有無、従業員への周知状況などを確認し、情報管理に関する課題を整理いたしました。
そのうえで、退職後のトラブルを予防するため、入社時・退職時に使用する秘密保持誓約書を整備し、あわせて従業員の皆様に秘密保持義務の基本的な内容を理解していただく機会を設けることになりました。
当事務所では、入社時・退職時に使用する秘密保持誓約書の整備を行うとともに、従業員向けに秘密保持義務に関する社内研修を実施しました。
研修では、秘密保持義務の基本的な考え方、秘密情報にあたる情報の具体例、在職中・退職後に注意すべき行動、違反した場合に生じ得るリスクなどを、従業員にも分かりやすい形で説明しました。
その結果、会社として秘密情報を適切に管理するための基本的な体制が整い、従業員の情報管理に対する意識向上にもつながりました。

適正な事業運営にあたってのポイント

企業が保有する顧客情報、取引情報、営業上のノウハウ、社内資料などは、事業運営において重要な財産です。
もっとも、秘密保持に関するルールが曖昧なままだと、従業員が悪意なく情報を持ち出してしまったり、退職後に前職の資料を利用してしまったりするリスクがあります。
特に、退職者対応では、退職時に貸与物やデータの返却を確認するだけでなく、退職後も秘密保持義務を負うことを明確に伝えておくことが重要です。
そのためには、秘密保持誓約書や就業規則の整備に加え、社内研修などを通じて、日頃から従業員に情報管理の重要性を理解してもらうことが効果的です。
当事務所では、秘密保持誓約書の作成、就業規則の整備、従業員向け研修、退職者対応に関するアドバイスまで、企業の情報漏えい防止に向けたサポートを行っております。情報管理体制に不安がある企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。