近年、就業規則や賃金規程の整備は、人材確保や労働トラブル防止の観点でますます重要視されるようになってきましたが、「作成方法がわからない」「法改正への対応に不安を感じる」「そもそも賃金規程を整備していない」という企業様は少なくありません。
そこで本記事では、就業規則内における賃金規程の作り方や変更手続き、注意すべき法的リスクなどを弁護士・社労士の視点でわかりやすく解説します。
もくじ
1. 就業規則と賃金規程の基礎知識
1-1. 就業規則とは何か
就業規則とは、企業と従業員との間で取り決める労働条件や服務規律などを定めた「職場のルールブック」です。労働基準法により、常時10人以上の従業員（パート・アルバイト等を含む）を使用する企業には、就業規則の作成・届出が義務付けられています。
具体的には、労働時間や休暇・休業、賃金の支払い方法、懲戒処分の内容などを網羅的に定めることで、労使双方が労働条件を明確に把握できるようにするのが主な目的です。
就業規則を策定・運用することで、企業としては人事労務管理を円滑に行いやすくなり、従業員にとっても不利益変更や不透明な運用を防止できるメリットがあります。
1-2. 賃金規程とは何か
賃金規程は、就業規則のうち“賃金（給与）の算定や支払方法”に特化した規定をまとめたものです。
「給与規定」「給料規程」などと呼ばれることもあります。具体的には、以下のような事項を定めるのが一般的です。
- 基本給や各種手当（残業・通勤・役職・資格など）の計算方法
- 賃金の締切日や支払日、支払方法（銀行振込・現金支給など）
- 昇給・降給の基準や時期
- 遅刻や欠勤があった場合の賃金控除方法
- パートやアルバイト、契約社員など雇用形態別の賃金の扱い
適切な賃金規程がないと、残業代の支払い不足や給与計算のミスをきっかけに従業員とのトラブルに発展する恐れがあります。
実際に、未払残業代請求や就業規則の不備を巡る訴訟リスクは年々増加しており、従業員の権利意識も高まってきています。
そのため、企業が従業員の働きやすい環境を整備しつつ法令順守を果たすためには、賃金規程の整備が非常に重要です。
1-3. 就業規則と賃金規程の関係性
賃金規程は就業規則の一部として組み込まれる場合もあれば、企業の規模や人事労務管理方針に応じて「就業規則本体」と「賃金規程」を別々の文書で作成することも可能です。
労働基準法上、10人以上の従業員を使用する会社は就業規則を労働基準監督署へ届け出る義務がありますが、賃金規程を別途定める場合も同様に届出が必要になります。
就業規則本体：労働時間・休憩・休日、有給休暇、服務規律、懲戒規定など
賃金規程：給与体系、各種手当、割増賃金の計算方法、賃金の支払い方法など
両者は密接に関連しているため、就業規則と賃金規程の記載内容に矛盾が生じないよう、全体を整合的に設計することがポイントです。
たとえば「所定労働時間」を就業規則で定めているのに賃金規程では異なる計算方法を設定していると、実務上の混乱やトラブルの原因になります。
2. 賃金規程が求められる背景と重要性
2-1. 労使トラブルとリスク
賃金に関するトラブルは、労働問題の中でも特に深刻化しやすい分野です。
例えば、残業代が正しく支払われていなかったり、最低賃金を下回っていたり、賃金規程自体があいまいで従業員が給与の算定根拠を把握できない場合など、企業と従業員の間で認識相違が起きる余地があります。
こうした賃金トラブルが表面化すると、未払残業代の請求や労働審判・訴訟に発展するリスクが高まります。
さらに社内のモチベーション低下や企業イメージの悪化を招くおそれもあるため、適切な賃金規程を整備し、定期的に見直すことが重要です。
2-2. 労働基準法など関連法規との関係
賃金規程を作成する際は、当然ながら労働基準法をはじめとする関連法令を遵守する必要があります。たとえば、
- 賃金の全額払い・通貨払い・毎月1回以上・一定期日払い（賃金支払いの5原則）
- 最低賃金を下回らない額の設定
- 割増賃金（時間外・休日・深夜労働）の正確な算定
- 個別の控除項目（社会保険料・源泉徴収税など）の適正な扱い
などは労働基準法上の最低限のルールです。
違反が認められると、企業に対して是正勧告や罰則が科される場合もあります。
賃金規程はこれらの法的要件を満たす内容でなければいけませんし、従業員の雇用形態に合わせて定める必要もあります。
また、労働基準監督署への就業規則・賃金規程の届出や変更届の提出を怠ると、罰則適用のリスクだけでなく、企業としての信用を損なう恐れもあるため注意が必要です。
2-3. 賃金規程を整備するメリット・必要性
企業にとって、賃金規程を整備し正しく運用するメリットは大きく分けて以下の3点が挙げられます。
✅トラブル予防
賃金の支払い方法や計算ルールを明確にすることで、未払残業代や賃金不払いなどのトラブルを未然に防ぎやすくなります。
✅従業員の納得度向上
給与算定の根拠がはっきり示されることで、従業員の不信感や不安を軽減し、職場のモチベーション維持に繋がります。
✅法令遵守とリスク管理
労働基準法や関連法規の要件を満たし、定期的に見直すことで、労働基準監督署からの是正指導や裁判リスクへの備えとなり、企業イメージの向上にもつながります。
法改正や社会情勢の変化によって働き方が多様化する現在、賃金の決定ルールを柔軟に見直せる体制を整えておくことは企業の健全な経営にとって欠かせません。
3. 賃金規程に記載すべき事項と作成の流れ
3-1. 絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項
労働基準法などの関連法規では、就業規則や賃金規程に「必ず定めなければならない事項（絶対的必要記載事項）」と、「事実上その定めをする場合は記載が求められる事項（相対的必要記載事項）」が存在します。
賃金規程の場合、主に以下のような項目が該当します。
絶対的必要記載事項
- 賃金の決定・計算方法および支払方法
- 賃金の締切日・支払時期（支払日）
- 昇給・降給の有無や基準
- 最低賃金および割増賃金に関する規定
相対的必要記載事項
- 各種手当（役職手当、通勤手当、残業手当、資格手当など）の支給要件・算定方法
- 賃金から控除する可能性のある項目（社会保険料、税金、社宅費など）
- 一時金や賞与の支給方法、支給時期
- パート・アルバイト、契約社員、正社員など雇用形態別の給与テーブル
これらの項目を網羅的に整理しておくことで、従業員が「給与がどう算定されているか」や「自分の労働条件がどのように決まっているか」を正確に把握できるようになります。
企業としても、労働基準監督署への届出義務を果たしつつ、後々のトラブルを未然に防ぐことが可能です。
3-2. 賃金の支払方法・支払日・締切日
労働基準法では、賃金の支払いは「通貨払い」「直接払い」「全額払い」「毎月1回以上」「一定期日払い」という5原則が定められています。
支払方法
現在は銀行振込による支払いが主流ですが、現金手渡しも認められています。
ただし、振込手数料を従業員負担とする場合などは、賃金規程や就業規則で明記しておくことが望ましいです。
支払日・締切日
一般的には「毎月〇日締め、翌月△日払い」のように設定します。一定期日払いの原則を守りつつ、企業のキャッシュフローや給与計算ソフトとの連動面も考慮し、無理のない日程を定めてください。
これらの規程を曖昧にしていると、たとえば支払日の遅延や連休が絡んだ際の対応などでトラブルが発生しやすくなるため、明確に記載しておくことが大切です。
3-3. 最低賃金および割増賃金の扱い
日本の最低賃金は、地域別や業種別に法律で定められています。会社が支払う賃金額が、この最低賃金を下回ってはならないのはもちろん、残業や休日労働、深夜労働が発生した場合には、労働基準法に従って割増賃金を計算しなければなりません。
〇割増賃金率の例
時間外労働（法定労働時間を超える部分）：25％以上
休日労働（法定休日における労働）：35％以上
深夜労働（22時～翌5時）：25％以上
割増賃金の計算方法を間違えると、未払残業代として従業員から請求を受けたり、労働基準監督署の是正勧告を受ける可能性があります。
就業規則および賃金規程の双方で「所定労働時間」や「休日の定義」を明確にし、計算式も具体的に示しておきましょう。
3-4. 作成・変更時の社内協議・合意形成
賃金規程を新たに作成、または変更する場合は、社内での合意形成が欠かせません。
特に賃金に関わる事項の変更は従業員にとってセンシティブな問題であるため、以下の点を念頭に進めると良いでしょう。
変更内容と合理的な理由の説明
なぜ今のタイミングで変更が必要なのか（法改正への対応、給与体系見直し など）
変更後の具体的なメリットと注意点を説明する必要があります。
従業員代表者または労働組合との協議
常時10人以上の労働者を使用する場合、就業規則や賃金規程の変更には過半数代表者の意見書添付が必要です。
不利益変更（従業員にとって賃金が下がる、手当が減る など）に該当する場合は、十分に話し合い、合意を得る努力を行いましょう。
最終的な文書化と周知徹底
一度合意が得られたら、労働基準監督署への届け出と従業員への告知を速やかに実施します。
3-5. 労働基準監督署への届出手続き
従業員が常時10人以上在籍する事業場では、就業規則とあわせて賃金規程を作成・変更した場合、速やかに労働基準監督署へ届出を行う義務があります。
提出書類
就業規則（賃金規程）のほか、変更時には「就業規則変更届」および過半数代表者の意見書を添付します。
提出期限
作成・変更からなるべく早い段階（通常は変更後の効力発生日までに行うことが望ましい）で提出します。
罰則
届出義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
労働基準監督署に届け出た賃金規程の内容と、実際の運用・従業員周知内容に食い違いがあると指導対象になる場合があるため、必ず最新の内容で整合性を保つよう注意してください。
3-6. 従業員への周知と説明
どれほど整備された賃金規程でも、それが従業員に理解され、納得を得られなければ円滑な運用は難しくなります。
周知手段
社内イントラネットへの掲載や各自への配布、朝礼・ミーティングでの説明、従業員用ハンドブックなど、複数の方法を組み合わせて行うと効果的です。
Q&A形式の用意
給与計算方法や控除内容、割増賃金率など、従業員が疑問を抱きやすいポイントをわかりやすく示すことで、不要なトラブルを防ぎやすくなります。
定期的に見直しを行う際には、その都度変更点を従業員へしっかりと説明し、最新の規定内容を周知徹底することも忘れないようにしましょう。
4. 賃金規程を取り巻く実務的ポイント
4-1. 賃金規程と給与計算ソフトの連動
近年は、給与計算ソフトやクラウド型の人事労務管理システムを導入する企業が増えています。
賃金規程を適切に運用するには、下記のような点を考慮するとよいでしょう。
(1)給与計算ソフトの機能設定
賃金テーブルや各種手当の算定基準、割増賃金率などを正確にシステムへ設定しておくと、人的ミスが減り、従業員からの信頼度も上がります。
(2)法改正へのアップデート
クラウド型のソフトであれば、労働基準法などの改正情報が反映されやすく、賃金規程との整合性を取りやすい利点があります。
4-2. 社会保険料・源泉徴収など控除項目の設定
賃金規程には、賃金の計算方法だけでなく「どのような場合に控除が行われるか」も明示しておく必要があります。
具体的には以下のような項目が挙げられます。
- 社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料など）
- 源泉所得税・住民税
- 労働保険料（雇用保険料など）
- 会社貸与品の費用や弁償金（従業員が同意している場合のみ）
特に「社宅費用や研修費の本人負担分」「組合費」「福利厚生サービス利用料金」などは、事前に労使間で同意を得たうえで賃金規程に記載しておくことで、後から生じるトラブルを防ぎやすくなります。
4-3. 就業規則全体との整合性（休暇や労働時間など）
賃金規程は就業規則の一部もしくは別規定として運用されることが多いですが、その前提として「労働時間」「休日」「休暇」「休業」など就業規則本体の記載内容と整合性が取れていることが不可欠です。
就業規則で所定労働時間を1日8時間と定めているが、賃金規程では1日7.5時間を前提とした割増賃金計算になっている…といった矛盾が生じると、従業員との間で「どちらが正しいのか」というトラブルが発生します。
年次有給休暇の賃金算定方法や休暇期間中の賃金支払いなども、就業規則と賃金規程の両方で重複・矛盾がないか確認することが大切です。
4-4. 非正規社員やパート・アルバイトへの適用
昨今は働き方の多様化に伴い、パート・アルバイト、契約社員、嘱託社員など、正社員以外の雇用形態も増加傾向にあります。
このような非正規社員に対する賃金規程の適用方針を明確にしておかないと、以下のような問題が生じる可能性があります。
(1)同一労働同一賃金
日本でも「不合理な待遇差」を禁止する流れが強まっており、職務内容が正社員と同様であるのに賃金（基本給や手当）が大きく異なる場合は、従業員から疑問やクレームが出やすくなります。
(2)残業代や深夜手当の計算
時給制や日給制で勤務する労働者に対しても、労働基準法に基づき時間外労働や休日労働の割増賃金を支払う義務があります。
就業規則および賃金規程で「どの雇用形態にどの計算ルールを適用するか」をはっきり示しておきましょう。
4-5. 総人件費の把握と経営戦略への活用
賃金規程を単なる法令遵守のためだけでなく、企業の経営戦略とリンクさせることも重要です。
人事評価制度との連携によって、昇給や賞与の決定プロセスが明確化し、従業員のモチベーション向上を図ることができます。
総人件費を定期的に把握しながら、採用や組織編成を計画的に実施することで、将来的な経営リスクを軽減しやすくなります。
賃金規程の運用が適切であるほど、労務管理が安定し、人材確保や離職率低下にも好影響を与えることが期待できます。
5. 賃金規程を変更する場合の注意点
5-1. 法改正（働き方改革など）への対応
近年は「働き方改革」をはじめ、労働基準法や関連法律の改正が相次いでおり、企業はこれらの法改正に対応するためにも就業規則や賃金規程の見直しを求められています。
- 時間外労働の上限規制
- 有給休暇の年5日取得義務
- 同一労働同一賃金に関するガイドライン
これらの変更点を踏まえ、賃金規程で定める割増賃金率や手当の計算方法、休暇制度の運用などに矛盾がないかを定期的にチェックすることが大切です。
5-2. 不利益変更と合意形成の必要性
賃金規程の内容を見直す際に、従業員にとって不利となる改定を行う場合（基本給の減額、手当の廃止など）は特に慎重な検討が求められます。
就業規則の不利益変更は、一定の要件を満たすことで有効となる場合があるものの、裁判例上も「労使間の交渉・合意プロセス」が重視される傾向にあります。
できるだけ合理的な理由を示し、説明会や従業員代表者との協議を十分に行ったうえで変更を進めるようにしましょう。
合意なく強行すると、従業員から訴えが起きる、職場のモチベーションが低下するリスクが高まります。
5-3. 過半数代表者の意見書・労働組合との協議
企業に労働組合がある場合は、その交渉手続きを踏まえたうえで賃金規程を変更することが基本となります。
労働組合がない場合でも、常時10人以上の労働者がいる事業場では過半数代表者の意見を聴取し、意見書を添付する必要があります。
過半数代表者の選出は会社側が一方的に行うものではなく、労働者の中から信任される形で選ばれることが重要です。
意見書はあくまで「意見を聞く」手続きであって、同意がなければ無効になるわけではありませんが、労使間のコミュニケーション不足は後々のトラブルに発展しがちです。
5-4. 変更届出の手続きと必要書類
賃金規程の変更が確定したら、労働基準監督署への「就業規則変更届」を提出します。前述の通り、下記の書類が必要となるため確認しておきましょう。
- 変更後の就業規則（賃金規程）
- 就業規則変更届
- 過半数代表者の意見書
提出後は変更内容を速やかに従業員へ周知し、給与計算や人事評価などの実務レベルで運用を徹底します。
周知が不十分だと、支払われた賃金に対する疑問やクレームが発生しやすくなるため、必ず説明会や文書配布を行うようにしてください。
5-5. トラブルを未然に防ぐための対策
賃金規程の変更で最も注意したいのは、従業員に誤解や不満を抱かせないことです。
以下のような対策を講じると、トラブル予防につながります。
改定理由の明確化
コスト削減だけを強調するのではなく、会社の経営戦略や将来ビジョンの説明を加えると良いです。
段階的な移行措置
大幅な変更が従業員に与える影響が大きい場合は、一定の猶予期間を設けるなど段階的に移行する方法を検討ｓします
FAQや問合せ窓口の整備
改定後の問い合わせに迅速に回答できる体制を整えておけば、従業員の不安を軽減しやすくなります。
6. よくある質問と実際の事例
Q.賃金規程の改定頻度はどのくらいが妥当？
法的には「◯年ごとに改定しなければならない」という定めはありません。
ただし、最低賃金の引き上げや法改正、社会保険料率の変更などは頻繁に行われるため、年1回程度は賃金規程の見直しを検討する企業が多いです。
特に従業員10人以上の会社は、定期的に労働基準監督署へ届け出た就業規則・賃金規程と現場運用とのズレがないかを確認し、必要に応じて更新しましょう。
Q. 海外拠点・子会社との給与テーブルの整合性をどう取るか？
グローバル化が進む企業では、海外拠点や外国籍従業員が増加しており、その給与体系との調整に悩むケースもあります。
各国の労働法・社会保障制度が異なるため、日本の労働基準法に則った就業規則や賃金規程との間で矛盾を生じさせないよう注意が必要です。
また、転勤や出向が発生する場合は、その人事異動に伴う給与・手当の扱いを別途明記しておくことをおすすめします。
ベンチャー企業や中小企業の事例
ベンチャー企業や中小企業では「まだ従業員が少ないから」「売上規模が大きくないから」といった理由で就業規則や賃金規程の整備が後回しになりがちです。
しかし、実際には10人規模でも未払残業代請求などのリスクは十分に起こりえます。
事例
あるIT系ベンチャー企業では、社員数20名で残業が常態化していたものの、賃金規程に残業手当の明確な算定方法が記載されておらず、トラブルに発展しかけたというケースがあります。
この企業は、賃金規程を早急に整備して割増賃金率や深夜労働の扱いを明示し、さらに給与計算ソフトも導入することで未然に問題を解決できました。
賃金規程改定によるトラブル事例
事例概要
賃金規程の改定で役職手当が一部カットされることに対し、従業員が反発が生まれてしまいました。
原因
改定の経緯や合理的な理由について、事前の説明・意見交換が不十分だったことで反発が大きくなってしまったことが予想されます。
解決策
事後的に管理職レベルのミーティングを開催し、役職手当の見直し理由・目的・対象者を丁寧に説明を行いました。
加えて、短期的には減額分を補填する制度を設けるなど、段階的な移行措置を実施することする結果的に従業員の合意を得ることに成功しました。
7. 本コラムのまとめと当事務所でサポートできること
働き方改革や同一労働同一賃金など、新しい規制が導入されるたびに賃金規程をアップデートすることが、企業の健全な経営と人材定着を支える鍵となります。
当事務所には、社会保険労務士資格も保有している弁護士が在籍しています。
賃金規程の作成や変更においては、法的リスクと実務運用の両面を同時にカバーすることが大切ですが、それをワンストップで実現できるのが当事務所の強みです。
✅労働基準法や最低賃金法などの法令遵守に関するチェック
✅労働契約法や判例に基づくリスク評価
✅社会保険料や給与計算の実務面での助言
✅労働組合や従業員代表者との合意形成サポート
万が一、未払残業代請求や不利益変更をめぐるトラブルなどが生じた場合も、交渉・紛争対応から必要書類の整備まで、経験豊富な専門家が細やかに対応いたします。
賃金規程をはじめとする就業規則の整備や変更は、早めの相談と的確な専門家のサポートによってスムーズに進められます。
御社の実情に合わせた解決策をご提案いたしますので、もし自社のルールや運用に不安を感じる点があれば、一度当事務所へご相談ください。