内部通報・ハラスメント窓口

企業経営における内部通報・ハラスメント相談窓口設置の重要性

近年のコンプライアンスの傾向

　コンプライアンスとは、「法令遵守」という意味です。近年では、企業に対する社会的責任の重要性が高まり、本来の意味である「法令（国や地方公共団体、行政機関が定める法律や政令、省令、条例など）」だけでなく、企業が活動していく上で求められるさまざまな社会的規範や企業倫理などを含めた内容となっています。
　そのため、企業は、コンプライアンス違反とならないよう十分な対応が求められています。また、コンプライアンス違反が発覚してしまった後に受動的に対応するだけではなく、事前にコンプライアンス違反を防止するための積極的な取り組みを行うことが重要となっています。つまり、事業を行う組織におけるルールの策定からその適切な運用まで、多岐にわたる対応が必要となります。

内部通報・ハラスメント窓口設置の必要性

　内部通報窓口やハラスメント相談窓口を設置し、窓口を通じて従業員からの情報提供を受けることで、社内の不正やコンプライアンス違反を早期に発見し、対処することが可能になります。
　公益通報者保護法により、従業員数301人以上の事業者には内部通報窓口の設置が義務付けられています。内部通報窓口の設置の義務付けの対象ではない企業においても、コンプライアンス違反を未然に防ぐため、または発生した場合に迅速に対処するためには、内部通報制度が不可欠です。内部通報制度を適切に構築し、運用することで、違反行為が外部の行政機関や報道機関などに通報され、社会からの批判や信用リスクに晒される事態を防ぐことができます。
　また、パワハラ防止法の改正により、すべての企業において、ハラスメント相談窓口の設置が義務づけられています。ハラスメントやパワハラなどの問題に対して、ハラスメント相談窓口を設置し、従業員が安心して相談できる環境を提供することで、職場の健全性を保つことができます。
　企業が内部通報窓口やハラスメント相談窓口を設置し、適切に運用することで、リスクマネジメントの一環として機能し、企業のリスクを低減し、企業の透明性と信頼性を高めることができます。そのため、これらの窓口の設置は、企業が法令を遵守し、社会的責任を果たす上で、また、従業員の働く環境を守る上で、非常に重要な役割を果たします。企業において、これらの窓口を適切に設置し、効果的に運用することが重要となります。

内部通報・ハラスメント相談窓口を弁護士に委託することのメリット

内部通報・ハラスメント相談窓口を社外の弁護士に委託することで、内部通報制度及びハラスメント防止対策の実効性を高め、企業のコンプライアンス体制を強化することができます。また、従業員が抱える懸念を軽減し、より健全な職場環境を構築することができます。

point

労務トラブルの種となりうる課題の事前確認ができる

　弁護士には法律上の守秘義務があり、従業員が安心して通報できる環境を提供することができます。また、弁護士は会社から独立しており、客観性の高い通報先として信頼を得やすい傾向があります。そのため、内部通報・ハラスメント相談窓口を社外の弁護士に委託することで、従業員は身元が特定されるリスクや社内での報復を恐れずに通報しやすくなるため、トラブルの種となりうる課題を早期に発見することが期待できます。

point

法的観点を踏まえた対応方針のアドバイスができる

　弁護士は法律の専門家であり、社内では得られない専門的知見を活用して、トラブルの種となりうる課題に対し、第三者の立場から公平に事実の評価を行い、法的観点を踏まえた対応方針のアドバイスを行い、問題の解決を図ることができます。

point

トラブル発生時の迅速な対応

　内部通報・ハラスメント相談窓口を社外の弁護士に委託することで、社内のリソースが不足している場合にトラブル発生時の対応ができないといった事態を避けることができます。また、弁護士の専門的知識・経験を活かし，トラブルの種となりうる課題を早期に発見し、迅速かつ適切に対応することが期待できます。
会社が弁護士と法律顧問契約を締結していれば、弁護士が会社の内情を一定程度把握しているでしょうから、トラブル発生時により一層迅速かつ適切で効率的な対応を行うことが期待できます。

当事務所における内部通報・ハラスメント相談窓口の対応実績

事例①ハラスメント相談後の対応についてアドバイスを行ったケース

概要

　顧問先の会社において、従業員から、同社からの出向者が出向先の従業員に対してハラスメントを行っている疑いがある旨の相談がなされたため、会社がハラスメントの当事者にヒアリングを行ったものの、今後どのような対応を行えばよいか、というご相談がありました。

当事務所で対応した内容

　会社が従業員から聞き取った具体的な内容を当事務所にご共有いただき、問題となっている行為についてハラスメントに該当するかについて検討を行い、報告書を作成しました。本件では、ハラスメント行為が認められたため、当該行為の内容や程度、就業規則の内容等を踏まえ、懲戒処分として譴責または減給処分が相当である旨報告を行いました。また、ハラスメント行為を行った者については、出向期間を短縮し、出向元に復帰させることとなり、当該復帰に関する合意書についても当事務所にて作成を行いました。

事例②ハラスメント相談をきっかけに、ハラスメントセミナーを実施したケース

概要

　従前、顧問先の会社の従業員からのハラスメント相談について、当事務所が対応したことをきっかけに、管理監督者向けのハラスメントセミナーの実施を行ってほしいというご相談がありました。

当事務所でアドバイスした内容

　ハラスメントの定義やリスクなどの基本的な知識、実践的なハラスメント対策など、顧問先の組織形態を前提とした具体的なハラスメント防止策などについて資料を作成し、セミナーを実施しました。また、セミナーの内容に関するアンケートを作成し、セミナー実施後にはアンケートを実施し、顧問先の管理監督者のハラスメントに関する認識の確認を行い、ハラスメントリテラシー及びマネジメント力の向上をサポートしました。

当事務所におけるサービス内容

①内部通報・ハラスメント相談窓口としての従業員対応

　当事務所は、内部通報・ハラスメント相談窓口で相談を受けた場合、公平かつ客観的にヒアリングを行い、相談者の会社に対する要望等も確認の上、相談内容を具体的かつ客観的に整理します。そして、原因の検討や相談内容のリスク、改善方法を検討し、相談者の会社に対する要望を踏まえたうえで、会社に相談内容を共有し、事実確認や検討を促し、解決を図ります。

②顧問契約による社内体制整備に向けたサポート

　当事務所と顧問契約を締結されていれば、内部通報・ハラスメント相談窓口対応について、顧問料によって付与されるタイムチャージの範囲で対応が可能ですので、基本的には、顧問料の他、別途費用は発生しません。また、内部通報・ハラスメント相談の対応だけでなく、社内体制構築に関するアドバイスや社内規程の整備、社内研修などの社内体制整備に向けたサポートも行っています。
　当事務所は、弁護士・社労士・税理士・司法書士・行政書士が在籍していますので、多角的な視点から相談内容を検討することができるため、会社のリスクを最小限に抑えることが期待できるかと思います。