勤怠管理クラウド導入支援

医療機関経営で勤怠管理クラウドを導入するメリット

近年、医療機関においても業務の効率化や法令遵守の観点から「勤怠管理クラウド」の導入が進んでいます。特にクリニックでは、スタッフの勤務形態が多様化しており、紙やExcelでの管理に限界を感じている院長や事務長も少なくありません。勤怠管理クラウドを導入することで、労働時間の正確な把握、シフト作成の効率化、バックオフィスの負担軽減など、多くのメリットが期待できます。具体的な導入メリットとしては、下記が挙げられます。

メリット①：労働時間の正確な把握と法令順守

医療機関では、シフト勤務や夜勤、日直・宿直など多様な働き方が存在し、正確な労働時間の管理が非常に重要です。勤怠管理クラウドを導入することで、タイムカードや手書き日報に頼ることなく、出退勤時刻がリアルタイムに記録され、残業や休憩時間の集計も自動化されます。これにより、労働基準法や36協定に則った労働時間の管理が可能となり、未払い残業代の発生や労基署からの是正勧告といったリスクを回避することができます。特に医療業界では、変形労働時間制や夜勤加算など特有の制度があるため、法令に対応したシステム導入が、経営の安定に直結します。

メリット②：人事・労務業務の効率化とペーパーレス化

勤怠管理クラウドの導入は、バックオフィス業務の負担軽減にも大きく寄与します。従来の紙ベースやExcelでの管理は、ミスが起きやすく、チェックや修正作業に多くの時間が取られていました。クラウドシステムでは、勤務データがリアルタイムで集計され、月次の勤怠締め処理や給与計算の連携もスムーズに行えます。これにより、事務職員の作業時間を削減でき、業務の効率化と生産性の向上につながります。また、スタッフ自身がスマートフォンやタブレットから打刻・申請を行えるため、申請や承認もスピーディに完結し、院内全体での業務改善効果が期待されます。

メリット③：シフト管理・多職種連携の円滑化

医療機関では、医師、看護師、コメディカル、事務職など多職種が勤務しており、それぞれに異なる勤務体系や休憩ルールが存在します。勤怠クラウドを活用することで、職種ごとの勤務条件に合わせたシフト作成や時間管理が可能となり、管理者による調整業務が格段に効率化されます。また、システムによっては、勤務時間の可視化や、急なシフト変更時の通知機能、複数拠点での勤務データ一元管理にも対応しており、分院やグループクリニックを運営している法人にも適した仕組みです。複雑な勤務形態でも柔軟に対応できることで、働きやすい職場づくりにもつながり、離職率低下にも効果を発揮します。

勤怠管理クラウド導入時の流れとハードル

導入時の大まかな流れ

勤怠管理クラウドを導入する際は、まず現状の勤怠管理体制を把握・分析することから始まります。次に、医療機関の勤務形態に適したクラウドサービスを選定し、就業規則やシフト運用との整合性を確認したうえで、初期設定を行います。スタッフごとの勤務区分や夜勤手当、変形労働時間制などの設定をシステムに反映させることで、法令に準拠した運用が可能になります。その後、実際の運用開始前には試行期間を設け、問題点の洗い出しや業務フローの再構築を行いながら、本稼働へと移行していきます。導入から運用までの期間は2〜3ヶ月が目安となり、準備と設計が重要な工程となります。

導入時のハードル

導入時に医療機関が直面しやすい課題には、スタッフのITリテラシーの差、既存業務との整合性、初期設定の煩雑さが挙げられます。現場職員が多忙である中、新しいシステムに慣れてもらうには、導入前後の研修やマニュアル整備が欠かせません。また、システムの標準設定では医療機関特有の勤務制度に対応しきれないケースもあるため、法令と運用実態のすり合わせや、就業規則の見直しが必要となる場合もあります。さらに、職員から「使いにくい」「以前の方が楽だった」と反発が起きるケースもあり、現場の協力を得るための丁寧な説明と導入プロセスの設計が、スムーズな導入のカギを握ります。

Nexill＆Partnersができること

勤怠管理クラウドの導入は、単にシステムを切り替えるだけでなく、労働法令や医療業界特有の規制に適合させるための制度設計・運用整備が不可欠です。
当事務所では、医療機関の顧問経験が豊富な弁護士・社会保険労務士が連携し、労務リスクの洗い出しから就業規則・労使協定の整備、クラウドシステムの設定支援までトータルでサポートいたします。また、導入時に発生しやすい「36協定との整合」「変形労働制の誤適用」「未払い残業リスク」なども、事前にチェックしながら対策を講じます。さらに、スタッフ研修や導入後の運用サポートも対応可能で、単なるシステム導入にとどまらない、医療機関経営全体を見据えた支援が可能です。

初回相談では現状をお伺いしたうえで、最適な勤怠管理システムの選定から導入時のための体制構築に向けた対応事項等をご提案させていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。