今回は前回に引き続き、電子帳簿保存法の内容について、お話ししたいと思います。
前回の記事はこちらから：【2022年1月改正】電子帳簿保存法と改正の内容について～①

電帳法では、電子データで保存する際の要件が定められています。
具体的には、以下の通りです。

（1）システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアル等）の備え付け・
（2）見読可能装置（データが確認できるディスプレイ・アプリ等）の備え付け
（1）システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアル等）の備え付けと、（2）見読可能装置（データが確認できるディスプレイ・アプリ等）の備え付けは、税務職員のみならずその企業自身が電子データを確認するのに欠かせないため、ある意味当然のことと言えるでしょう。

対応する際にネックとなるのは、（3）検索機能の確保と（4）データの真実性を担保する措置です。

（3）検索機能の確保
（3）検索機能の確保は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはなりません。
専用ソフトで機能を備える方法のほか、保存するファイル名を「20230731_（株）●●建設_1、500、000」のようにしておくことでフォルダの検索機能が使えるようにしておく方法が最も簡単化と思います。
他にも、一覧表を作成し、ファイルと関係づけて検索できるようにしておく方法等も認められているようです。

（4）データの真実性を担保する措置
（4）データの真実性を担保する措置」については、以下のA～Dのいずれかを行うことが求められます。

※Aは取引先、Bは自社にタイムスタンプが付与できるシステム導入が必要となるため、ハードルはかなり高いと思われます。
Cについても、システム導入が必要なほか、データの保存だけではなくやりとりもそのシステム内で行う必要があるので同様です。
Dについては、自社で電子データの取り扱いについての規程を、国税庁が公表しているサンプル等を活用して定めておく方法ですが、現実的な方法として、真実性の担保はDの事務処理規程で図っていくことになるでしょう。

電子帳簿等保存・スキャナ保存については、保存義務者の選択により紙で保存するかデータで保存するかを決められるため、いままで通りでも構いません。
他方、電子取引データ保存は、2024年1月から対応が必要になるため、準備が必要です。
（3）検索機能の確保については、電子データのファイル名に日付・取引先・金額を付与するか、日付・取引先・金額と電子データを結びつける索引簿を作成することになります。
（4）真実性の担保については、新たにシステムを導入するにはコストがかかるため、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を整備・運用する方法が、最もハードルが低い方法です。
事務処理規程のひな型については、国税庁のホームページからダウンロードすることが可能ですので、これを参考に、自社のやり方（ファイル名の付与または索引簿の作成等）にあわせて規程を作成していく形になるでしょう。
https://nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
※参考資料（各種規程等のサンプル）|国税庁（https://www.nta.go.jp/）

今回は、電子帳簿保存法の概要について、特に電子取引に着目した内容でした。
改正内容などをご確認いただき、該当されているかもご確認いただけたらと思います。

執　筆
KOMODA LAW OFFICE 弁護士
國丸 知宏 TOMOHIRO KUNIMARU
得意分野は相続問題。
相続LOUNGEの動画セミナーで講師も務める。